A. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT 365

Chào mừng anh/chị gia nhập Công ty Cổ phần Chứng khoán VIX.

Công ty Cổ phần Chứng khoán VIX sử dụng nền tảng Microsoft 365 Business Basic làm hệ thống làm việc và cộng tác chính thức trong toàn công ty. Tài khoản Microsoft 365 được cấp cho mỗi nhân sự nhằm phục vụ các hoạt động công việc như:

1. Làm việc nhóm và giao tiếp:

– Tổ chức các cuộc họp trực tuyến và cuộc gọi video cho tối đa 300 người với Microsoft Teams;

– Trò chuyện với nhóm của bạn từ máy tính hoặc khi đang di chuyển với Microsoft Teams;

– Tập trung mọi cuộc trò chuyện, cuộc họp, tệp và ứng dụng của nhóm để bạn có thể dễ dàng kết nối và cộng tác từ một nơi với Microsoft Teams;

– Tạo site nhóm để chia sẻ thông tin, nội dung và tệp trong mạng nội bộ của bạn bằng cách sử dụng SharePoint.

2. Phiên bản trên web và trên thiết bị di động của các ứng dụng Office:

– Phiên bản Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook trên web;

– Các phiên bản luôn cập nhật của Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook dành cho iOS, Android trên tối đa 5 thiết bị di động và 5 máy tính bảng;

– Đồng tác giả theo thời gian thực để nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu.

3. Email và lập lịch:

– Lưu trữ email với hộp thư 50 GB;

– Email cấp doanh nghiệp trên thiết bị di động, máy tính bảng, máy tính và web với Exchange;

– Quản lý lịch của bạn, chia sẻ thời gian sẵn sàng họp, lên lịch cuộc họp và nhận lời nhắc;

– Lên lịch cuộc họp và phản hồi lời mời một cách dễ dàng thông qua lịch dùng chung;

4. Dung lượng lưu trữ và chia sẻ tệp:

– Lưu trữ và chia sẻ tệp với 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive/người dùng;

– Làm việc trên tệp, rồi lưu thẳng vào OneDrive hoặc SharePoint; mọi thay đổi sẽ được cập nhật trên các thiết bị đã đồng bộ của bạn;

– Chia sẻ tệp với liên hệ bên ngoài bằng cách cung cấp quyền truy nhập hoặc liên kết khách;

– Chia sẻ tài liệu và gửi email một cách bảo mật để chỉ những người được phép mới có thể truy nhập thông tin.

Tài liệu này hướng dẫn các bước quan trọng cần thực hiện khi nhận tài khoản lần đầu, đặc biệt là đăng nhập, đổi mật khẩu, cài đặt xác thực hai lớp (MFA) và sử dụng các ứng dụng trọng yếu gồm Outlook (Classic), Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint.

B. ĐĂNG NHẬP VÀ CÀI ĐẶT TÀI KHOẢN

1. Thông tin tài khoản được cấp

Phòng Công nghệ thông tin sẽ gửi cho Anh/Chị:

Tên đăng nhập: tenho@vixs.vn
Mật khẩu tạm thời.
Đường dẫn đăng nhập: https://office.com

Lưu ý: Không chia sẻ tài khoản cho người khác dưới bất kỳ hình thức nào.

2. Đăng nhập lần đầu

Bước 1: Truy cập cổng Microsoft 365

Mở trình duyệt Microsoft Edge hoặc Google Chrome và truy cập: https://office.com

Bước 2: Nhập tài khoản

Nhập email được cấp.
Chọn Next / Tiếp theo.

Bước 3: Nhập mật khẩu tạm thời

Nhập mật khẩu được cấp qua email hoặc phiếu bàn giao.
Chọn Sign in / Đăng nhập.

3. Đổi mật khẩu lần đầu

Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ yêu cầu đổi mật khẩu.

Yêu cầu mật khẩu

Mật khẩu nên đáp ứng:

Tối thiểu 8 ký tự.
Có chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Không chứa tên công ty, tên cá nhân hoặc thông tin dễ đoán.

Thực hiện

Nhập mật khẩu hiện tại.
Nhập mật khẩu mới.
Nhập lại để xác nhận.
Chọn Submit / Gửi.

4. Cài đặt xác thực hai lớp (Microsoft Authenticator)

Đây là bước bắt buộc để bảo vệ tài khoản khỏi truy cập trái phép.

4.1. Cài ứng dụng Microsoft Authenticator trên điện thoại

iPhone (iOS) Tải từ App Store

Android Tải từ Google Play

4.2. Kết nối tài khoản với điện thoại

Sau khi đổi mật khẩu, màn hình sẽ hiển thị More information required / Cần thêm thông tin.

Chọn Next.

Hệ thống sẽ hiển thị mã QR. <QR code thiết lập Microsoft Authenticator>

4.3. Quét mã QR

Trên điện thoại:

Mở ứng dụng Authenticator

Chọn + Add account.
Chọn Work or school account.
Chọn Scan QR code.
Quét mã QR trên màn hình máy tính.

4.4. Xác nhận đăng nhập

Sau khi quét thành công:

Điện thoại sẽ nhận thông báo xác thực.
Chọn Approve / Chấp thuận.
Hoặc nhập mã số hiển thị trên màn hình.

Khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo MFA configured successfully.

5. Outlook (Classic) – Email công việc

VIX sử dụng Outlook (Classic) làm ứng dụng email chính thức.

5.1. Cài đặt Outlook

Tải từ Microsoft:

https://www.microsoft.com/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

5.2. Đăng nhập Outlook

Mở Outlook → Add Account → nhập email công việc.

Outlook sẽ tự động cấu hình hộp thư Exchange Online.

5.3. Các thao tác cơ bản

Gửi email

New Email → nhập người nhận → tiêu đề → nội dung → Send.

Tìm kiếm email

Sử dụng ô Search phía trên.

Tạo chữ ký

File → Options → Mail → Signatures

Khuyến nghị sử dụng chữ ký theo mẫu công ty.

5.4. Quy định sử dụng email

Chỉ sử dụng cho mục đích công việc.
Không chuyển tiếp tài liệu nội bộ ra ngoài nếu chưa được phép.
Kiểm tra kỹ người nhận trước khi gửi.

6. Microsoft Teams – Họp và trao đổi công việc

Teams là kênh trao đổi nội bộ chính thức của VIX.

6.1. Cài đặt

Tải tại:

https://www.microsoft.com/microsoft-teams/download-app

6.2. Đăng nhập

Sử dụng cùng tài khoản Microsoft 365.

6.3. Các chức năng chính

Chat cá nhân

Trao đổi nhanh với đồng nghiệp.
Gửi file trực tiếp.

Teams/Channel

Làm việc theo phòng ban hoặc dự án.
Lưu trữ trao đổi tập trung.

Họp trực tuyến

Meet Now hoặc tham gia từ lịch Outlook.
Chia sẻ màn hình, trình chiếu PowerPoint.

7. OneDrive – Lưu trữ tài liệu cá nhân

OneDrive là không gian lưu trữ công việc cá nhân trên đám mây.

7.1. Cài ứng dụng

Windows 10/11 thường đã có sẵn OneDrive. Nếu chưa có sẵn, hãy tải và cài đặt tại https://www.microsoft.com/microsoft-365/onedrive/download

7.2. Đăng nhập và đồng bộ

Mở OneDrive.
Đăng nhập bằng tài khoản VIX.
Chọn thư mục đồng bộ.

<Thư mục OneDrive trên Windows Explorer>

7.3. Cách sử dụng đúng

Nên lưu

Tài liệu cá nhân phục vụ công việc.
File đang xử lý.
Ghi chú và tài liệu tạm thời.

Không nên lưu

Dữ liệu mật chưa được phân quyền.
File cá nhân không liên quan công việc.
Dữ liệu khách hàng ngoài quy định.

7.4. Chia sẻ file an toàn

Chuột phải file → Share.

Ưu tiên:

People in VIX.
Quyền Can view nếu chỉ cần xem.

8. SharePoint – Kho tài liệu phòng ban và công ty

SharePoint là nơi lưu trữ tài liệu dùng chung.

Truy cập

Từ portal.office.com → SharePoint.
Hoặc từ Teams → tab Files.

Check phiên bản

SharePoint tự lưu lịch sử phiên bản, không cần tạo nhiều file kiểu: BaoCao_v1 BaoCao_v2 BaoCao_final_final

Đồng tác giả

Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa Word/Excel/PowerPoint theo thời gian thực.

Phân quyền

Chỉ truy cập các thư mục được cấp quyền.

9. Làm việc từ xa an toàn

Khi làm việc ngoài văn phòng:

Sử dụng máy tính công ty.
Khóa màn hình khi rời máy.
Không lưu tài liệu công ty trên USB cá nhân nếu không được phép.
Chỉ đăng nhập Microsoft 365 trên thiết bị tin cậy.

10. Xử lý sự cố thường gặp

10.1. Quên mật khẩu

Truy cập: https://passwordreset.microsoftonline.com

Hoặc liên hệ phòng CNTT để được hỗ trợ.

10.2. Không nhận được mã Authenticator

Kiểm tra kết nối Internet trên điện thoại.
Mở ứng dụng Authenticator và làm mới.
Nếu đổi điện thoại, liên hệ IT để reset MFA.

10.3. Outlook không gửi/nhận thư

Thử:

Kiểm tra Internet.
Đăng xuất/đăng nhập lại.
Khởi động lại Outlook.

10.4. Teams không vào được cuộc họp

Cập nhật Teams phiên bản mới nhất.
Kiểm tra camera/micro trong Settings → Devices.

11. Thông tin hỗ trợ CNTT

Khi cần hỗ trợ, vui lòng cung cấp:

Họ tên.
Phòng ban.
Số điện thoại liên hệ.
Ảnh chụp màn hình lỗi (nếu có).
Thời điểm xảy ra sự cố.

Phòng Công nghệ thông tin – Công ty Cổ phần Chứng khoán VIX

Chúng tôi khuyến khích Anh/Chị hoàn tất đăng nhập, đổi mật khẩu và cài đặt Microsoft Authenticator ngay trong ngày nhận tài khoản để đảm bảo có thể sử dụng đầy đủ email, Teams, OneDrive và các hệ thống nội bộ của công ty.

Chúc Anh/Chị làm việc hiệu quả và có trải nghiệm cộng tác thuận tiện trên nền tảng Microsoft 365 của VIX.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft 365 dành cho nhân sự Công ty Cổ phần Chứng khoán VIX

Bảng giá

Giao dịch trực tuyến

XWealth